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Les 7 rendez-vous incontournables pour votre équipe

Le rythme et la communication sont des rouages essentiels de la vie d’équipe. Si certaines réunions devraient être évitées, il est tout de même nécessaire de régulièrement se retrouver. Mais à quelle fréquence ? À combien ? Pour parler de quoi ?

Ces interrogations sont partagées par tous les managers, et l’arrivée de teambox est l’occasion de passer en revue les formats que l’équipe a adoptés afin de trouver la meilleure façon d’insérer teambox dans le quotidien de leur équipe.

"Nos managers sont débordés et cela a un impact négatif sur l'ensemble des collaborateurs"

Quand on interroge les managers sur leurs difficultés au quotidien, le sentiment de manque de temps revient systématiquement en tête des problématiques (60% des répondants). En creusant un peu, on constate que plus de 72% des managers déclarent passer une heure avec toute leur équipe chaque semaine et 70% voient individuellement chacun(e) de leurs collaborateurs pour une durée moyenne de 45 minutes. C'est en réalité beaucoup.

Le temps est notre ressource la plus précieuse et notre temps réuni, c'est-à-dire passé ensemble en équipe, ne devrait pas déroger à cette règle. Nous sommes convaincus qu'il peut être organisé autour de rituels ayant une fréquence, un cadre et un objectif partagés.

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Étant donné le caractère précieux et le volume de temps disponible, il semble intéressant de chercher à adapter des dispositifs classiques au contexte de travail dans lequel nous évoluons. Ne pas calquer un modèle mais plutôt se l'approprier et le faire évoluer avec son équipe.

Nous vous proposons ici un tour d'horizon non-exhaustif de formats de rendez-vous d'équipe pertinents à mettre en place pour avancer sereinement avec vos collègues. À vous de les adapter à vos contraintes et vos besoins, en gardant le rythme.

Le point individuel


Fréquence : hebdomadaire
Durée : 30 à 45 minutes

Il s'agit d'un point régulier en tête à tête entre un(e) manager et l'un de ces collègues. Sans passer en revue tous les objectifs fixés, il s'agit d'échanger sur les dossiers en cours en soulignant les réussites et les points de blocage. Idéalement, ce point est à préparer en amont avec un support pouvant être une note et un support numérique type suivi d'OKR (Objectives Key Results). Ce suivi permet de maintenir un bon niveau de relation, de débloquer rapidement certaines situations ou d'accélérer certaines opportunités.
Compte tenu du nombre restreint de participants, c’est l’occasion idéale de tester la réunion en marchant, laquelle présente de nombreux bénéfices.

Intérêt pour l'équipe : alignement, communication et sentiment de progression individuelle.

La réunion d'équipe


Fréquence : hebdomadaire
Durée : 60 minutes

Par sa fréquence, cette réunion a souvent tendance à se transformer en reporting à grande échelle. Nous conseillons de préparer et de partager sur la partie chiffrée ainsi que tout document nécessitant un peu de temps d’appropriation en amont pour se concentrer en séance sur les points de blocages et les opportunités. N'hésitez pas non plus à sortir du cadre de la salle de réunion au bureau pour casser la routine. Ce point étant régulier et collégial, certaines instances sont l’opportunité de mettre le quotidien de côté pour développer l’intelligence collective de l’équipe et les “soft skills” individuelles ; teambox a justement été créée peut vous y aider.

Intérêt pour l'équipe : partage et sentiment d'avancer ensemble.

Le pair mentoring


Fréquence : hebdomadaire
Durée : 30 à 45 minutes

Ce peut être un café, un déjeuner ou encore un moment à 4 mains sur un clavier azerty, peu importe le format mais partagez vos expériences, vos petites victoires ou vos challenges du moment en binôme. Il existe une multitude d'outils permettant de créer rapidement des paires donc plus d'excuse pour ne pas ritualiser ce moment d'entreaide. Vous satisferez la curiosité de vos collègues et constaterez les bénéfices de ces échanges non hierarchique sur l'ambiance générale.

Intérêt pour l'équipe : cohésion, partage et transversalité.

Le comité de pilotage (pour les équipes Projet)


Fréquence : mensuelle
Durée : 60 à 90 minutes

Indicateurs du projet, évaluation des risques, scénarios alternatifs, planning, budget... Tout est ici très chiffré. Et la collaboration entre acteurs, souvent d'entités différentes, se trouve reléguée au second plan.
L'utilisation de teambox dans ce contexte permet un alignement des femmes et des hommes pour créer une cellule-équipe certes temporaire mais efficace.

Intérêt pour l'équipe : synchronisation, confiance, sentiment de progression.

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La rétrospective ou retour d'expérience


Fréquence : à chaque fin de phase d'un projet
Durée : 60 minutes

Grand oublié de la collaboration en entreprise, ce temps est primordial à l'apprentissage collectif et à la construction d'une culture commune. Il s'agit de revenir sur les moments-clés du projet, les défis, les impasses, les solutions innovantes, les enseignements ... cet ensemble de connaissances acquises doit permettre d'améliorer non seulement l'efficacité opérationnelle mais surtout les compétences de chacun(e) et la complémentarité de l'équipe. Par ailleurs, ces échanges sont l'occasion d'ancrer certains réflexes et ici encore teambox peut vous être utile. Enfin, n'oubliez pas de célébrer 🎉

Intérêt pour l'équipe : fédération, apprentissage et confiance.

La plénière


Fréquence : bimensuelle ou mensuelle
Durée : 30 minutes

L'ensemble de l'équipe est réunie pour une prise de parole plutôt descendante d'un(e) ou deux managers. L'occasion de partager les grandes nouvelles qui vont impacter l'équipe au sens large : arrivées, départs, projets gagnés, nouvelles offres notamment. Un temps pour revenir sur 2 ou 3 indicateurs et donner une tendance sur la performance générale. Pensez à conserver 5 minutes prendre quelques questions. Cette réunion est souvent suivie d'une communication écrite résumant les points abordés. Le partage d'information est primordiale pour chacun(e) des membres de l'équipe, notamment pour sentir l'impact des actions réalisées au quotidien.

Intérêt pour l'équipe : transparence, motivation et sentiment d'appartenance.

Le séminaire


Fréquence : trimestriel ou annuel
Durée : 24 ou 48h

Le grand rendez-vous qui revêt, de fait, un caractère exceptionnel. Les objectifs d'un séminaire peuvent être explicites (travail sur une problématique donnée par exemple) ou implicites (moment de rassemblement et de célébration), son rythme est primordial afin d'éviter le côté "vacances" et permettre de diffuser les messages souhaités. L'alternance de moments conviviaux, de travail sur les sujets métiers et de développement de compétences situationnelles est à envisager. Sur ce dernier point, teambox peut vous aider à répondre à vos enjeux et les ancrer dans la durée de retour au bureau.

Intérêt pour l'équipe : cohésion, échanges, sentiment d'appartenance.

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Encore une fois, cette liste n'est ni exhaustive ni exclusive.

Elle constitue un premier ensemble de points de contact utiles, issus de nos recherches et de nos discussions avec des équipes de tailles et de domaines très variés dont le point commun est de partager une vision du travail en équipe comme moteur de l'efficacité opérationnelle et du développement de leurs organisations.

Chacun de ces formats fonctionne d’autant mieux qu’il est bien cadré : agenda calé à l’avance, ordre du jour par défaut établi, etc.

Pour finir, deux astuces pour que ces rendez-vous ne soient pas vécus comme des contraintes :

  • n’hésitez jamais à finir en avance, ce n’est pas parce qu’un créneau d’une heure ou même 30 minutes a été réservé qu’il faut faire durer la réunion;
  • dispensez de présence (s’ils le souhaitent) les participants qui ne sont pas directement concernés, que ce soit en amont ou même durant la réunion.

N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques ou de vos rendez-vous spécifiques, nous serons ravis d'échanger sur le sujet.
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